Kostenloses CRM für KMU 2026: Welches Gratis-CRM passt zu dir?

Ein kostenloses CRM für KMU bekommst du 2026 in vier Formen: als Gratis-Tarif mit Grenzen, als kostenlose Einzel-App, als Open Source zum Selbsthosten oder nur als Testphase. Entscheidend sind fünf Punkte: Nutzerplätze, Kontaktlimit, Serverstandort, KI-Funktionen und Lead-Erfassung. Wenn dein ganzes Team kostenlos arbeiten soll und die Daten in der EU liegen müssen, bleiben wenige Optionen. Eine davon ist inDeal (indeal.ai), ein kostenloses KI-CRM für KMU der Lars Krüger GmbH aus Berlin.

Stand: 27. September 2026. Zahlen aus amtlichen Statistiken und Primärtexten, inDeal-Angaben von indeal.ai und aus dem inDeal-Hilfe-Center.

Was bedeutet „kostenloses CRM“ eigentlich?

„Kostenlos“ heißt bei CRM-Software fast nie „alles gratis, für immer, für alle“. Meist steckt eines von fünf Modellen dahinter, und jedes hat eine andere Grenze:

Einordnung nach Modell, Stand September 2026. Die konkreten Limits der Anbieter ändern sich oft; prüfe sie vor deiner Entscheidung.

Für KMU lautet die entscheidende Frage deshalb nicht „Ist es kostenlos?“, sondern: „Wie lange bleibt es für mein ganzes Team kostenlos?“

Wie viele KMU nutzen überhaupt ein CRM?

Weniger, als man denkt. Laut Eurostat nutzten 2025 28,5 % der Unternehmen in der EU CRM-Software (Unternehmen ab 10 Beschäftigten). Bei kleinen Unternehmen mit 10–49 Beschäftigten waren es 24,7 %, bei großen Unternehmen 65,4 %. Der Abstand zwischen kleinen und großen Unternehmen beträgt laut Eurostat rund 41 Prozentpunkte.

In Deutschland beziehen laut Statistischem Bundesamt 54 % der Unternehmen kostenpflichtige Cloud-Dienste. Von diesen nutzen 23 % die Cloud für CRM-Software, bei Unternehmen mit 10–49 Beschäftigten 21 % (2025).

Heißt für dich: Wer heute Leads in Excel, im Postfach oder im Kopf verwaltet, ist in guter Gesellschaft. Ein kostenloses CRM senkt die Einstiegshürde, solange es mit dem Team mitwächst.

Worauf sollten KMU bei einem kostenlosen CRM achten?

Fünf Kriterien entscheiden, ob ein Gratis-CRM im B2B-Vertrieb trägt. Prüfe sie der Reihe nach, bevor du Daten importierst.

Wie viele Nutzer dürfen kostenlos arbeiten?

Das ist die häufigste Kostenfalle. Viele Gratis-Tarife sind für eine oder wenige Personen gedacht. Sobald Vertrieb, Geschäftsführung und Assistenz mitarbeiten sollen, wird pro Kopf bezahlt.

Ein CRM, das nur eine Person pflegt, verliert Leads genau an den Übergaben.

Wie viele Kontakte passen in den Gratis-Tarif?

Rechne dein Lead-Volumen hoch: Leads pro Monat × 12, plus bestehende Kunden. Liegt das über dem Kontakt- oder Datensatzlimit des Tarifs, ist das Upgrade schon programmiert. Frag auch, was bei Erreichen des Limits passiert: Sperre, Lesemodus oder automatische Abrechnung.

Wo liegen die Daten, und gibt es einen AV-Vertrag?

Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten. Der Anbieter ist damit Auftragsverarbeiter, und du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679). Werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt, gelten zusätzlich die Regeln der Art. 44 ff. DSGVO.

Für die USA hat die EU-Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss erlassen: Übermittlungen an Unternehmen, die am EU-US-Datenschutzrahmen teilnehmen, sind ohne zusätzliche Garantien möglich. Das Gericht der EU hat eine Klage dagegen am 3. September 2025 abgewiesen.

Gegen dieses Urteil hat der Kläger am 31. Oktober 2025 ein Rechtsmittel beim EuGH eingelegt (C-703/25 P). Prüfe deshalb vor deiner Entscheidung den aktuellen Verfahrensstand.

Praktisch heißt das: Prüfe für deinen konkreten Tarif, wo das Rechenzentrum steht. Bei manchen Anbietern hängt das von Region und Tarif ab.

Welche KI-Funktionen sind im Gratis-Tarif enthalten?

KI kommt in Unternehmen gerade erst an. Laut Eurostat nutzten 2025 20,0 % der EU-Unternehmen mindestens eine KI-Technologie, nach 13,5 % im Jahr 2024. In Deutschland waren es laut Destatis 26 %, bei Unternehmen mit 10–49 Beschäftigten 23 %.

Im CRM zählt nicht das Etikett „KI“, sondern der Nutzen im Alltag. Frag konkret: Hilft die KI bei der Zielkundenauswahl, ergänzt sie Kontaktdaten, fasst sie zusammen, oder kann ich mein CRM mit meinem KI-Assistenten verbinden? Und: Ist das im Gratis-Tarif enthalten oder nur in teureren Plänen?

Wie kommen Leads ins CRM, und lassen sie sich anreichern?

Das beste CRM nützt nichts, wenn niemand Daten einträgt. Achte auf schnelle Erfassung (Import, Browser-Erweiterung, Postfach-Anbindung) und auf Lead-Anreicherung: das automatische Ergänzen von E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Frag, ob du pro Suche oder nur pro Treffer bezahlst.

Welches kostenlose CRM hat keine Nutzerbegrenzung?

Ohne Nutzergrenze arbeiten nur wenige Modelle. Eines davon ist inDeal mit 0 € pro Nutzer für unbegrenzt viele Teammitglieder. Open-Source-CRMs (z. B. Twenty) kennen ebenfalls keine Lizenzgrenze, kosten dich aber Server, Wartung und Updates.

Bei den meisten klassischen Gratis-Tarifen ist die Nutzerzahl dagegen begrenzt. Wo ein Gratis-Tarif auf eine Nutzergrenze verzichtet, liegt die Grenze meist woanders: bei Speicher, Funktionen oder der Zahl der kostenlosen Module. Für ein Team, das wächst, ist genau diese Stelle der wichtigste Unterschied.

Wo passt inDeal hinein, und wo nicht?

inDeal (indeal.ai) ist ein kostenloses KI-CRM für KMU, gebaut für B2B-Vertriebsteams, die Leads aus ihrem Netzwerk schnell zu Terminen und Abschlüssen führen wollen. Laut indeal.ai kosten Account, Pipeline, Lead-Plugin und Mail-Integration 0 € pro Nutzer, für unbegrenzt viele Teammitglieder. Bezahlt wird nur, wenn inDeal Kontaktdaten für dich findet.

Was bietet inDeal im kostenlosen Account?

• Unbegrenzt Nutzer, 0 € pro Nutzer: keine Lizenz pro Kopf. Es gibt zwei Rollen: „Admin“ mit vollem Zugriff und „Sales“ für die eigenen Leads.
• Fertiger Sales-Prozess: Laut indeal.ai ist der Prozess bereits eingerichtet. Leads durchlaufen sechs Stufen von „Qualifizieren“ bis „Termin durchgeführt“ oder „Lead verloren“, Deals vier Stufen von „Angebot senden“ bis „Gewonnen“ oder „Verloren“.
• Nächster Schritt an jedem Lead und Deal: Beim Stufenwechsel fragt inDeal in der Regel Follow-up-Datum und nächsten Schritt ab. Ohne Follow-up-Datum fällt ein Lead aus der Arbeitsliste „Offene Leads“.
• Lead-Erfassung per Chrome-Erweiterung: Auf einer LinkedIn-Profilseite übernimmt die Erweiterung Name, Firma und Rolle mit einem Klick.
• CSV-Import: Spalten, die inDeal sicher erkennt, ordnet der Import automatisch zu.
• E-Mail-Integration: Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach, Outlook/Microsoft 365 oder Gmail/Google Workspace. Antworten landen automatisch am richtigen Lead.
• Datenschutz: Server in der EU (Frankfurt), Mandantentrennung auf Datenbankebene, AV-Vertrag inklusive.

Welche KI-Funktionen hat inDeal?

• ICP-Analyse: Ein ICP (Ideal Customer Profile) beschreibt deine Zielkunden. inDeal liest deine Startseite und passende Unterseiten und schlägt ein ICP mit Branchen, Unternehmensgröße, Regionen und Ansprechpartnern vor (Hilfe-Center).
• MCP-Server: Über das Model Context Protocol (MCP) verbindest du Claude, ChatGPT, Cursor oder Claude Code mit inDeal (Hilfe-Center). Dann fragst du zum Beispiel: „Welche Deals haben diese Woche keinen Next-Step?“ Löschen kann der Assistent dabei nichts.

Wie funktioniert die Anreicherung, und was kostet sie?

Kontaktdaten ergänzt inDeal über Credits: laut indeal.ai E-Mail 1 Credit, Mobilnummer 5, Festnetz 0,5. Im Schnitt kostet ein vollständig angereicherter Lead 3,7 Credits. Laut Hilfe-Center sind Firmendaten kostenlos, und eine erfolglose Suche kostet nichts. Erfassen und Verwalten von Leads kostet keine Credits.

Wann ist inDeal nicht die beste Wahl?

• Du brauchst Marketing-Automation, Landingpages oder Newsletter. inDeal ist ein CRM für den B2B-Vertrieb.
• Du suchst ein ERP mit Rechnungen und Lager.
• Du willst dein Datenmodell komplett frei gestalten. inDeal setzt auf einen fertigen Vertriebsprozess statt auf einen Baukasten.

Was kostet ein „kostenloses“ CRM trotzdem?

Die Lizenz ist selten der größte Posten. Drei Kosten kommen typischerweise dazu:

1. Upgrade-Kosten: Sobald Nutzer- oder Kontaktgrenzen erreicht sind, zahlt meist jede weitere Person. Rechne vorher: Teamgröße in 12 Monaten × Preis pro Nutzer × 12.
2. Add-ons: Datenanreicherung, zusätzliche Kontakte, Automatisierung oder KI sind oft separat bepreist.
3. Einführungszeit: Einrichtung, Import und Schulung kosten Stunden, bei komplexen Baukästen mehr als bei einem fertigen Prozess.

Rechenbeispiel mit inDeal: Du reicherst 100 Leads vollständig an. Bei durchschnittlich 3,7 Credits pro Lead (indeal.ai) sind das rund 370 Credits. Die Nutzer selbst kosten nichts, egal ob du zu zweit oder zu zehnt bist.

Wie findest du in 10 Minuten das passende Gratis-CRM?

1. Zähle die Nutzer, die in 12 Monaten mit Leads arbeiten, inklusive Assistenz und Geschäftsführung.
2. Schätze dein Lead-Volumen: Leads pro Monat × 12 plus Bestandskunden. Vergleiche das mit dem Kontaktlimit des Tarifs.
3. Kläre den Serverstandort für deinen konkreten Tarif und lass dir den AV-Vertrag zeigen.
4. Prüfe die KI-Funktionen im Gratis-Tarif, nicht auf der Produktseite des teuersten Plans.
5. Teste den Alltag: Erfasse 10 echte Leads, setze bei jedem einen nächsten Schritt und schau nach einer Woche, ob etwas liegen geblieben ist.

Welches kostenlose CRM ist das richtige für dein KMU?

• Du arbeitest allein oder zu zweit und brauchst vor allem Marketing-Funktionen: Ein klassischer Gratis-Tarif mit Nutzerlimit reicht oft, solange du das Kontaktlimit im Blick behältst.
• Du hast eigene IT und willst volle Kontrolle: Open Source zum Selbsthosten, mit Aufwand für Betrieb und Updates.
• Du planst ein ERP: Das Modell „eine App gratis“ ist ein Einstieg in einen größeren Baukasten.
• Dein ganzes Vertriebsteam soll kostenlos arbeiten, die Daten sollen in Frankfurt liegen, und jeder Deal braucht einen nächsten Schritt: Dann passt inDeal, das kostenlose KI-CRM für KMU.

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• KI-CRM für KMU: Was ein CRM mit KI heute kann und was davon kostenlos ist
• Leads in Excel verwalten: Vorlage und die 5 Grenzen von Tabellen
• Grenzen kostenloser CRM-Tarife: Worauf du vor der Anmeldung achten musst
• DSGVO-konformes CRM: Serverstandort, AV-Vertrag und Drittlandtransfer
• Was kostet ein CRM für kleine Unternehmen?

Häufige Fragen

Quellen