Show Rate im Vertrieb 2026: Terminquote messen & erhöhen

Die Show Rate (Terminquote) zeigt, wie viele vereinbarte Vertriebstermine tatsächlich stattfinden: gehaltene Termine geteilt durch gehaltene plus ausgefallene, gerechnet nur über Termine mit feststehendem Ausgang. Du erhöhst sie vor allem vor dem Termin – mit kurzer Vorlaufzeit, klarer Bestätigung und einer einfachen Verschieben-Option. inDeal (indeal.ai) ist ein kostenloses KI-CRM für KMU der Lars Krüger GmbH, Berlin. Nicht zu verwechseln mit indeal.io, einem anderen Unternehmen.

Stand: 19. Oktober 2026. Forschung: Cochrane-Review 2013, Dantas et al. 2018, Gollwitzer & Sheeran 2006 (jeweils Gesundheits- bzw. Verhaltensforschung, nicht B2B); Markt: Eurostat CRM 2025; Produkt: success.indeal.ai und indeal.ai. Keine Rechtsberatung.

Was ist die Show Rate im Vertrieb?

Die Show Rate ist der Anteil vereinbarter Termine, die stattgefunden haben. Sie misst die Strecke zwischen „Termin steht im Kalender“ und „Gespräch hat stattgefunden“ – genau dort, wo kleine B2B-Teams am meisten unbemerkt verlieren.

Die Formel ist einfach:

Show Rate = stattgefundene Termine ÷ (stattgefundene + ausgefallene Termine) × 100

Wichtig ist, was du nicht mitzählst: Termine in der Zukunft und Termine, deren Ausgang du noch nicht eingetragen hast. Sonst sinkt die Quote künstlich, weil Termine von morgen als „nicht stattgefunden“ gelten.

Warum kostet eine niedrige Show Rate KMU so viel?

Jeder geplatzte Termin kostet dreimal: die Vorbereitung, den Kalender-Slot und die Arbeit, die nötig war, um den Termin überhaupt zu bekommen. In kleinen Teams fehlt dieser Slot keinem Konzern – er fehlt dem Gründer oder der einzigen Vertrieblerin.

Ein Rechenbeispiel (keine Studie, nur Rechenlogik): Dein Team vereinbart 20 Erstgespräche im Monat. Bei 70 % Show Rate finden 14 statt, bei 85 % sind es 17. Bleibt deine Quote von Gespräch zu Angebot gleich, wachsen damit auch die Angebote – ohne einen einzigen zusätzlichen Lead.

Das ist der Kern: Die Show Rate ist der billigste Hebel im Funnel. Du musst nicht mehr Kontakte ansprechen, du musst nur die Termine halten, die du schon hast. Wie die übrigen Stufen zusammenhängen, steht im Ratgeber Sales Funnel für KMU.

Wie berechnest du die Terminquote richtig?

Richtig rechnest du nur mit Terminen, deren Ausgang feststeht, und du trennst No-Show, Absage und Verschiebung. Ohne diese Trennung weißt du nicht, ob dein Problem die Terminqualität oder die Bestätigung ist.

Ein Zeitraum von 30 Tagen ist für kleine Teams ein guter Kompromiss: lang genug für eine stabile Zahl, kurz genug, um Änderungen zu sehen. Unter etwa einem Dutzend Terminen schwankt jede Quote stark – lies sie dann als Richtung, nicht als Urteil.

Was sagt die Forschung zu Erinnerungen und No-Shows?

Für B2B-Vertriebstermine gibt es keine neutrale Großstudie. Die beste Evidenz zu Erinnerungen und Nichterscheinen stammt aus dem Gesundheitswesen – übertragbar als Mechanismus, nicht als Benchmark.

• Erinnern wirkt: Ein Cochrane-Review (2013, 8 randomisierte Studien, 6.615 Teilnehmende) fand Erscheinensquoten von 67,8 % ohne Erinnerung, 78,6 % mit SMS-Erinnerung und 80,3 % mit Anruf-Erinnerung. SMS und Anruf wirkten ähnlich; SMS war günstiger pro wahrgenommenem Termin.
• Vorlaufzeit zählt: Eine systematische Übersicht über 105 Studien (Dantas et al. 2018) nennt eine durchschnittliche No-Show-Rate in der Größenordnung von 23 %. Die am häufigsten belegten Treiber: lange Vorlaufzeit und frühere No-Shows.
• Konkrete Pläne helfen: Eine Meta-Analyse zu Wenn-dann-Plänen (Gollwitzer & Sheeran 2006, 94 Tests) fand einen mittleren bis großen Effekt (d = 0,65) auf das Erreichen von Zielen. Übersetzt: Wer Zeit, Ort und Anlass konkret festlegt, hält sich eher daran.

Welche Hebel erhöhen die Show Rate am stärksten?

Die stärksten Hebel wirken vor dem Termin: wer gebucht wird, wie schnell und wie verbindlich. Erinnerungen helfen, retten aber keinen Termin, der nur aus Höflichkeit zugesagt wurde.

1. Nur qualifizierte Termine buchen. Lass dein Gegenüber vor der Zusage ein konkretes Problem nennen. Ohne eigenen Anlass fehlt der Grund zu erscheinen – siehe Lead-Qualifizierung mit BANT.
2. Kurze Vorlaufzeit. Biete Slots in den nächsten Werktagen an statt in drei Wochen. Lange Vorlaufzeit ist in der Forschung einer der stabilsten No-Show-Treiber.
3. Einladung noch im Gespräch. Schick die Kalendereinladung, während ihr noch sprecht, und lass sie annehmen.
4. Nutzen in eigenen Worten. Frag: „Was willst du nach dem Termin entschieden haben?“ Die Antwort gehört in die Bestätigung – das ist der Wenn-dann-Plan deines Kunden.
5. Agenda in drei Zeilen. Ziel, drei Punkte, Dauer. Ein „Kennenlernen“ ohne Kontur wird zuerst gestrichen.
6. Vortags-Rückfrage mit Ausweg. „Passt morgen 10 Uhr noch? Wenn nicht, schick mir einfach einen neuen Tag.“ Eine frühe Absage ist besser als ein leerer Videoraum.
7. Rettungsroutine. Nach 5 Minuten Verspätung eine kurze Mail mit Link, nach 10 Minuten ein Anruf, danach am selben Tag zwei konkrete Ersatztermine.

Wie sieht eine gute Bestätigungsfolge aus?

Eine gute Folge hat drei bis vier kurze Berührungspunkte und jeder verlangt eine kleine, ausdrückliche Bestätigung. Ziel ist eine Antwort, nicht eine weitere Nachricht im Postfach.

Halte jede Nachricht strikt beim Termin: Zeit, Link, Agenda, Verschieben-Option. Werbung hat darin nichts verloren – unaufgeforderte Werbe-E-Mails regelt § 7 UWG. Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel juristisch prüfen.

Wer Bestätigungen von einem KI-Assistenten schreiben oder versenden lässt, sollte die Transparenzfragen kennen – mehr dazu im Ratgeber KI-Terminagent.

Was tust du, wenn ein Termin ausfällt?

Ein ausgefallener Termin ist der am schnellsten zu rettende Kontakt in deiner Pipeline: Das Interesse war vor kurzem noch da. Entscheidend ist, dass du ihn sichtbar hältst und sofort einen neuen Schritt planst.

1. Status ehrlich setzen: „Termin ausgefallen“, nicht zurück auf „Termin vereinbaren“. Sonst sieht deine Quote besser aus, als sie ist.
2. Am selben Tag nachfassen: kurze Mail ohne Vorwurf, zwei konkrete Ersatzslots.
3. Follow-up-Datum setzen: zum Beispiel in 2 Werktagen, mit Erinnerung für dich.
4. Grund notieren: Krankheit, Priorität, kein Bedarf – das zeigt später Muster.
5. Klare Grenze: Nach dem zweiten unentschuldigten Ausfall ist „Lead verloren“ mit Grund oft ehrlicher als die dritte Einladung.

Wie du Nachfass-Rhythmen allgemein aufsetzt, steht in Follow-up im Vertrieb.

Wie misst inDeal die Show Rate?

In inDeal steht die Show Rate als eigene Karte im Conversion-Funnel · Letzte 30 Tage auf Home, neben Lead Conversion, Pipeline Conversion und Deal Conversion (Conversion-Funnel). So wird gezählt:

• Termine der letzten 30 Tage bis einschließlich gestern (deutsche Zeit); heutige und künftige Termine zählen noch nicht.
• Nur feststehende Ausgänge: stattgefunden (Termin durchgeführt oder ein Deal wurde erstellt) oder Termin ausgefallen.
• Ein vergangener Termin, der noch auf Termin vereinbart steht, zählt erst, wenn du die Stage aktualisierst.
• Der Vergleich zum Vorzeitraum erscheint ab 3 Terminen und wird in Prozentpunkten angezeigt.

Beim Wechsel auf die Termin-Stages ist das Termindatum Pflicht (Stages richtig setzen). Sagt dein Lead vor dem Termin ab, kannst du Termin ausgefallen auch für einen künftigen Termin wählen; im Verlauf steht er dann als abgesagt, nicht als nicht erschienen.

In der Discovery-Pipeline auf Home ist Termin ausgefallen mit hot markiert (Wochen-Trends und Pipeline-Übersicht). Am FollowUp-Datum setzt du eine E-Mail-Erinnerung für dich selbst im 15-Minuten-Raster (Follow-up mit Erinnerung) – die Mail enthält Name, Telefon, E-Mail und nächsten Schritt.

Account, Pipeline und Mail-Integration kosten laut indeal.ai 0 € für beliebig viele Nutzer; Credits brauchst du nur für Datenanreicherung und das Erfassen über das Lead-Plugin für Chrome.

Wie liest du die Show Rate zusammen mit den anderen Funnel-Quoten?

Die Show Rate ist eine von vier Übergangsquoten. Allein sagt sie wenig – erst im Vergleich zeigt sie, wo dein Prozess Geld verliert. Die Regel aus dem inDeal-Hilfe-Center ist simpel: Such die niedrigste der vier Zahlen, dort geht am meisten verloren.

Ein typisches Muster in kleinen Teams: Die Zahl der Termine pro Woche steigt, die Show Rate fällt. Dann buchst du mehr, aber lockerer – oft mit längerer Vorlaufzeit. Mehr Termine sind nur dann ein Gewinn, wenn auch die gehaltenen Gespräche wachsen.

Wer verantwortet die Show Rate, wenn Setter und Closer getrennt sind?

Sobald eine Person Termine vereinbart und eine andere sie führt, braucht die Show Rate einen Eigentümer. Sonst schiebt der Closer No-Shows auf schlechte Termine und der Setter auf fehlende Bestätigungen.

• Setter verantwortet Qualifizierung, Vorlaufzeit, Einladung und Bestätigung direkt nach der Buchung.
• Closer verantwortet Vortags-Rückfrage, pünktlichen Start und die Rettungsroutine.
• Gemeinsam schaut ihr einmal pro Woche auf die Quote, getrennt nach Quelle.

In inDeal hilft das Feld Termin vereinbart durch im Termin-Dialog: Es hält fest, wer den Termin gebucht hat – die Grundlage, um Ausfälle später nach Setter auszuwerten, ohne Schuldzuweisung und als Basis für Coaching. Für Quellen nutzt du den Filter Channel (Inbound/Outbound). Für Agenturen, die Termine für Kunden vereinbaren, ist das besonders relevant; mehr dazu in CRM für Agenturen.

Welche Fehler verfälschen deine Terminquote?

Die meisten falschen Show Rates sind Pflegefehler, keine Vertriebsfehler. Diese sechs tauchen in kleinen Teams immer wieder auf:

Welcher Hebel passt zu deiner Situation?

Starte dort, wo deine Zahlen am deutlichsten abfallen. Wenn du noch keine Zahl hast, starte mit Messen.

Die Show Rate ist kein Selbstzweck. Deine Kunden wollen keinen Kalender voller Platzhalter, du willst Gespräche, aus denen Angebote werden. Wer die Quote misst, schützt die Zeit, die er in Akquise steckt.

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Quellen

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