CRM ohne Nutzerlizenz 2026: Preismodelle für KMU erklärt

Ein CRM ohne Nutzerlizenz berechnet nicht jede Person im Team, sondern Pakete, Verbrauch oder Zusatzleistungen. Die Kosten wachsen dann mit der Nutzung statt mit der Teamgröße, und alle mit Kundenkontakt können mitarbeiten. inDeal (indeal.ai) ist ein kostenloses KI-CRM für KMU der Lars Krüger GmbH, Berlin: 0 € pro Nutzer, Credits nur für gefundene Kontaktdaten. Nicht zu verwechseln mit indeal.io, einem anderen Unternehmen.

Stand: 9. Oktober 2026. Preise netto laut indeal.ai und success.indeal.ai; CRM-Zahlen Eurostat 2025; Recht EUR-Lex (DSGVO).

Was bedeutet „CRM ohne Nutzerlizenz“?

Es bedeutet, dass du nicht pro Person bezahlst. Bei klassischen Preismodellen kostet jedes Login einen festen Betrag im Monat. Ohne Nutzerlizenz ist das Team frei; abgerechnet wird etwas anderes.

Eine Nutzerlizenz, oft „Seat“ genannt, ist das Nutzungsrecht einer einzelnen Person. Wer fünf Verkäuferinnen und Verkäufer, eine Geschäftsführerin und eine Assistenz ins CRM holen will, zahlt beim Seat-Modell sieben Mal.

Ohne Nutzerlizenz entfällt diese Rechnung. Das heißt nicht, dass das CRM immer komplett gratis ist. Es heißt, dass die Teamgröße nicht der Preistreiber ist.

Für kleine Teams ist das mehr als ein Preisdetail. Es entscheidet, ob das CRM das gemeinsame Gedächtnis aller Kundenkontakte wird oder nur das Werkzeug von ein, zwei Personen, während der Rest weiter in Postfächern und Tabellen arbeitet.

Welche Preismodelle gibt es bei CRM-Software?

Vier Grundmodelle sind verbreitet. Viele Anbieter kombinieren sie, etwa einen Gratis-Tarif mit kostenpflichtigen Stufen pro Nutzer.

Ein CRM ohne Nutzerlizenz fällt meist in die zweite oder dritte Zeile. Welche Grenzen Gratis-Tarife typischerweise haben, zeigt die Checkliste zu kostenlosen CRM-Tarifen.

Warum sind Kosten pro Nutzer für KMU ein Problem?

Weil sie falsche Anreize setzen. Wenn jedes Login Geld kostet, bekommen nur die „Hauptnutzer“ einen Zugang – und genau die Personen, die gelegentlich Kundenkontakt haben, bleiben draußen.

In kleinen Unternehmen verkauft selten nur der Vertrieb. Die Geschäftsführung führt wichtige Gespräche, der Service hört von Erweiterungswünschen, eine Werkstudentin recherchiert Leads. Ohne Zugang landen diese Informationen in E-Mails, Chats und Tabellen.

Die typischen Folgen:

• Geteilte Zugänge: Mehrere Personen nutzen ein Login. Wer was geändert hat, ist nicht mehr nachvollziehbar.
• Schatten-Tabellen: Wer keinen Zugang hat, führt eine eigene Liste.
• Lücken im Verlauf: Gespräche ohne CRM-Eintrag fehlen bei der nächsten Übergabe.

Dazu passt der Befund von Eurostat: 2025 nutzten nur 24,69 % der kleinen EU-Unternehmen (10–49 Beschäftigte) CRM-Software, aber 65,43 % der großen. Kosten sind nicht der einzige Grund dafür, aber sie sind eine Hürde, die mit jeder Person wächst.

Wie funktioniert ein nutzungsbasiertes CRM wie inDeal?

Bei inDeal bezahlst du nicht für Menschen, sondern für gefundene Kontaktdaten. Laut indeal.ai kosten Account, Pipeline, Lead-Plugin und Mail-Integration 0 € – für unbegrenzt viele Teammitglieder, ein Startguthaben ist inklusive.

Credits verbraucht nur die Anreicherung. Laut Hilfe-Center gelten diese Preise:

Werden alle drei Kontaktdaten gefunden, sind das 6,5 Credits. Weil nicht jeder Lead eine Mobilnummer hat, kostet ein vollständig angereicherter Lead im Schnitt 3,7 Credits. Erfassen und Verwalten von Leads kostet keine Credits.

Was kosten die Credit-Pläne?

Für regelmäßige Anreicherung gibt es Pläne mit Monatskontingent. Alle Preise netto, zzgl. USt., laut Hilfe-Center:

Zusätzliche Credits kosten je nach Paket 0,15 € bis 0,19 € pro Credit. Laut Guthaben und Verbrauch wird das Monatskontingent jeden Monat aufgefüllt; ein Rest bleibt bis zum Doppelten des Kontingents erhalten. Gekaufte Credits verfallen nie.

Ist ein CRM ohne Nutzerlizenz wirklich kostenlos?

Teilweise. „Ohne Nutzerlizenz“ beschreibt nur, wofür du nicht zahlst. Ob am Ende Kosten entstehen, hängt davon ab, welche Leistungen extra berechnet werden.

Bei inDeal ist die Trennung klar: Die Arbeit im CRM ist gratis, die Datensuche kostet Credits. Wer Leads von Hand anlegt oder per CSV importiert und keine Kontaktdaten anreichert, braucht laut indeal.ai keine Credits. Wer regelmäßig Telefonnummern und E-Mail-Adressen suchen lässt, zahlt für jeden Treffer.

Das ist ein anderes Prinzip als bei Freemium-Tarifen, die das Produkt selbst begrenzen, etwa über Nutzer, Kontakte oder Funktionen. Bei einem nutzungsbasierten Modell ist das Produkt vollständig, nur die Zusatzleistung kostet.

Zwei Regeln aus dem Hilfe-Center solltest du kennen: Eine erfolglose Suche verbraucht nichts. Anreicherungs-Credits werden aber nicht erstattet, auch wenn dir eine gefundene Angabe am Ende nicht weiterhilft.

Was kostet ein CRM ohne Nutzerlizenz im Rechenbeispiel?

Nimm ein Team, das jeden Monat etwa 80 neue Leads vollständig anreichern will. Mit dem Starter-Plan bei jährlicher Zahlung kostet das 49 € im Monat netto – mit einer Person genauso wie mit zwanzig.

Die Rechnung dahinter: 300 Credits ÷ 3,7 Credits je Lead ≈ 81 Leads, laut Hilfe-Center auf Zehner abgerundet ca. 80. Brauchst du nur E-Mail-Adressen, reichen 300 Credits für bis zu 300 Leads.

Bei einem Seat-Modell würdest du für denselben Vergleich den Preis je Nutzer mit der Teamgröße multiplizieren. Setz dafür die aktuellen Preise der Anbieter ein, die du vergleichst. Allgemeingültige Zahlen nennen wir bewusst nicht.

Welche Kosten entstehen neben der Lizenz?

Auch ohne Seat-Preis ist ein CRM nicht kostenlos im Sinne von „null Aufwand“. Diese Kostenblöcke gehören in jeden ehrlichen Vergleich – unabhängig vom Preismodell:

Der größte Block ist meist die Zeit des Teams, nicht die Software. Ein CRM, das niemand pflegt, ist auch gratis zu teuer. Darum lohnt es sich, den Ablauf vor dem Start festzulegen.

Worauf solltest du bei einem CRM ohne Nutzerlizenz achten?

Auf das Kleingedruckte. Ein Preismodell ohne Seat-Kosten ist nur dann günstig, wenn der Rest stimmt. Diese sechs Fragen solltest du vor jedem Wechsel klären:

1. Was ist wirklich kostenlos? Nutzer, Pipeline, E-Mail-Anbindung und Import – oder nur ein Testzeitraum?
2. Wofür zahle ich dann? Credits, Pakete, Speicher? Lass dir den Preis je Einheit schriftlich geben.
3. Welche Rollen gibt es? Wer sieht was, wer darf importieren und löschen?
4. Wo liegen die Daten? Serverstandort, Unterauftragnehmer und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
5. Wie komme ich wieder raus? Export, Kündigungsfristen, Löschung nach Vertragsende.
6. Was verfällt? Ungenutzte Credits, Übertragsregeln, Obergrenzen.

Rollen: Unbegrenzt heißt nicht unkontrolliert

Mehr Nutzer brauchen klare Rechte. In inDeal gibt es laut Das Team verwalten zwei Rollen: Admin mit vollem Zugriff auf Datensätze, Import, Setup und Team, und Sales, die nur eigene Leads sieht und bearbeitet. Wer das Unternehmen verlässt, wird zuerst deaktiviert; seine Leads bleiben zugeordnet, bis du sie umverteilst.

Datenschutz: AV-Vertrag prüfen

Wenn ein CRM-Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, brauchst du nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das gilt unabhängig vom Preismodell. inDeal speichert laut indeal.ai auf Servern in der EU (Frankfurt), mit Mandantentrennung auf Datenbankebene und AV-Vertrag inklusive.

Wie wechselst du zu einem CRM ohne Nutzerlizenz?

In fünf Schritten, ohne Datenverlust. Der Wechsel des Preismodells ist meist auch ein Wechsel des Werkzeugs – plane ihn deshalb wie einen kleinen Umzug.

1. Bestand exportieren: Lade Kontakte, offene Deals und, wenn möglich, Aktivitäten aus dem alten System als CSV herunter.
2. Kündigungsfrist prüfen: Viele Verträge laufen jährlich. Leg den Umstieg so, dass du nicht doppelt zahlst.
3. Rollen planen: Wer wird Admin, wer arbeitet mit der Rolle Sales? Lade erst danach das ganze Team ein.
4. Importieren und terminieren: In inDeal ordnest du die CSV-Spalten Feldern zu. Danach braucht jeder aktive Lead ein Follow-up-Datum, sonst erscheint er nicht in den offenen Leads. Details im Ratgeber Excel vs. CRM.
5. Altes System abschalten: Leg einen Stichtag fest, ab dem nur noch das neue CRM gilt, und lass die Daten im alten System nach Vertragsende löschen.

Ein Tipp aus der Praxis: Lade beim Start ruhig die Personen ein, die bisher keinen Zugang hatten, also Geschäftsführung, Service oder Assistenz. Genau dafür ist ein Modell ohne Kosten pro Kopf gedacht. Mit der Rolle Sales sehen sie nur ihre eigenen Leads.

Für wen lohnt sich ein CRM ohne Nutzerlizenz?

Vor allem für Teams, in denen viele Menschen gelegentlich Kundenkontakt haben – und für KMU, die wachsen wollen, ohne bei jeder Einstellung die Software-Rechnung neu zu verhandeln.

Die EU-Kommission zählt Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten zu den KMU (KMU-Definition). Gerade am unteren Ende, bei fünf bis fünfzig Personen, macht das Preismodell den größten Unterschied: Hier haben viele Menschen Kundenkontakt, aber kaum jemand arbeitet den ganzen Tag im CRM.

Welches Preismodell passt zu deinem Team?

Das hängt davon ab, was bei dir wächst: die Zahl der Menschen oder die Zahl der Leads. Eine Empfehlung nach Situation:

• Ihr seid ein kleines Kernteam mit konstantem Lead-Volumen: Beide Modelle funktionieren. Vergleiche die Gesamtkosten über zwölf Monate, nicht den Monatspreis.
• Viele Personen sollen ins CRM, aber wenige arbeiten täglich darin: Ein CRM ohne Nutzerlizenz ist fast immer günstiger und sorgt für vollständige Verläufe.
• Ihr reichert viele Leads an: Rechne den Verbrauch durch. Bei inDeal zeigt die Rechenbeispiel-Seite die Kosten je Lead und Plan.
• Ihr startet gerade erst: Nimm ein kostenloses CRM für KMU ohne Kosten pro Kopf und arbeite zuerst den Prozess sauber ein. Wie, zeigt der perfekte CRM-Prozess.
• Ihr arbeitet noch mit Excel: Lies zuerst Excel vs. CRM und entscheide dann über das Preismodell.

Wo KI im CRM zusätzlich hilft und was das kostet, erklärt der Pillar KI-CRM für KMU.

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• Kostenloses CRM für KMU 2026: Welches Gratis-CRM passt zu dir?
• Grenzen kostenloser CRM-Tarife 2026: Checkliste für KMU
• Excel vs. CRM 2026: Wann sich der Wechsel für KMU lohnt
• Perfekter CRM-Prozess 2026: 7 Schritte für KMU
• KI-CRM für KMU: Was ein CRM mit KI 2026 wirklich kann

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Quellen